La vuelta del verano trae consigo una realidad que afecta a muchos pequeños y medianos empresarios de nuestro país. Y es que quedan menos de dos meses hasta el 1 de diciembre, que es cuando finaliza el plazo para implantar o adaptar un sistema interno de denuncias que funcione de forma efectiva dentro de las empresas de entre 50 y 250 empleados.
Esta es una de las novedades de la Ley 2/2023, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. Dicha ley tiene como objetivo aportar mayores facilidades para que los trabajadores de la empresa, e incluso colaboradores externos, comuniquen información de manera anónima y confidencial sobre conductas que puedan ser delitos o infracciones administrativas graves o muy graves.
La medida afecta a nada más y nada menos que 21.400 PYMEs españolas. Por tanto, es esencial conocer la forma de adaptar los canales internos de denuncia de la empresa a la norma, para evitar o reducir el riesgo de enfrentarse a una sanción. Así, las sanciones previstas por esta ley podrían llegar hasta 1.000.000 de euros e, incluso, la prohibición de obtener subvenciones o beneficios fiscales y para contratar con el sector público.
La Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.) y su papel fundamental
La referida ley ha autorizado la creación de esta Autoridad Independiente a nivel estatal. Sin embargo, todavía está pendiente la aprobación, por el Consejo de Ministros, de su Estatuto, que desarrollará su estructura, organización y funcionamiento interno.
Asimismo, permite la creación de autoridades u órganos en las Comunidades Autónomas, con las mismas funciones que la anterior en la implementación y supervisión del cumplimiento de lo dispuesto en dicha ley.
Esta administración pública estatal es independiente, aunque vinculada al Ministerio de Justicia, y será la encargada de recibir las denuncias de los informantes, ya sea directamente o previa comunicación a través del canal interno de la empresa. También recibirá las denuncias presentadas ante otras autoridades que no tengan competencia para investigar los hechos.
Finalmente, si aprecia que existe un delito o infracción administrativa, comunicará los hechos al Ministerio Fiscal o a la autoridad competente. Pero también puede iniciar un procedimiento sancionador respecto de conductas contrarias a esta ley. Véase obstaculizar las denuncias, tomar represalias por denunciar o vulnerar las garantías de confidencialidad y anonimato del denunciante.
Las denuncias, que permitirán el anonimato del denunciante, pueden hacerse por escrito, a través de correo postal o el medio electrónico habilitado y también verbalmente, por vía telefónica o a través de sistema de mensajería de voz. Igualmente, a solicitud del informante, podrán presentarse mediante una reunión presencial en la Autoridad Independiente.
Los puntos clave que debe tener en cuenta una PYME
Pese a su menor tamaño frente a las grandes empresas, las PYMEs también pueden ser el lugar idóneo para que se produzcan delitos o infracciones administrativas. Por ejemplo, en relación con la corrupción o el abuso de poder frente a los consumidores o los propios empleados.
Por ello, para adaptase a la nueva legislación, las PYMEs deberán:
Implementar un sistema interno de denuncias, que siga el procedimiento aprobado por su órgano de administración. Este deberá gestionar de manera efectiva las comunicaciones y trasladarlas a la Autoridad Independiente de Protección del Informante o el órgano autonómico equivalente. De igual manera, debe aprobar una política interna que favorezca el anonimato y confidencialidad del informante. Para ello, según los expertos, lo más recomendable son las comunicaciones digitales, aunque la ley permite que sean escritas, verbales o presenciales.
Designar a un responsable del sistema interno de denuncias, y notificarlo a la Autoridad Independiente de Protección del Informante. En las grandes empresas existe un puesto concreto, pero en las PYMEs suele tratarse de un miembro del personal de Recursos Humanos, el cual no puede recibir órdenes o instrucciones de la empresa en relación con dichas funciones. Asimismo, debe recibir una formación específica y contar con herramientas adecuadas para gestionar las denuncias y aplicar los códigos de conducta de la empresa. También será el encargado de dar cursos a los trabajadores en cuanto a la prevención de infracciones y la utilización del nuevo sistema de denuncias.
Cumplir con todo lo anterior antes del 1 de diciembre, ya que las sanciones que pueden imponerse a una PYME, siendo una persona jurídica, pueden llegar a los 600.000 de euros en caso de infracciones graves, y hasta 1.000.000 de euros por infracciones muy graves. También las personas físicas pueden ser sancionadas, en este caso, con hasta 300.000 euros por infracciones muy graves.
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Fuente: cincodias.elpais.com
